招标采购项目的合同管理必须注重专门化、专业化、协调化和信息化，应设立专门的 
合同管理机构，配备专门的专业人员具体负责合同管理工作，强化合同管理过程中企业或 
项目内外部的分工、协调与合作，逐步建立和完善合同管理制度，实现合同管理的规范 
化、科学化、法律化。合同管理制度具体包括以下方面：

( 1 ) 合同会签评审制度
为了保证招标采购合同签订后得以全面履行，在合同正式签订之前，由负责合同谈判 
与签订的业务部门会同项目的其他部门共同研究，讨论对合同条款的具体意见，进行评审 
会签。实行合同评审会签制度，有利于调动合同主体各部门的积极性，发挥各部门管理职 
能作用，群策群力，集思广益，以保证合同履行的可行性，并促使合同当事人或项目各部 
门之间的相互衔接和协调，确保合同全面、切实地履行。
( 2 ) 合同内部审批制度
为了保证签订的合同合法、有效，应该在签订前完成合同主体内部的审查、批准手 
续。合同审查是指将准备签订的合同在合同主体相关部门会签后，交给合同管理部门或法 
律顾问进行审查；合同批准是由合同主体的主管或法定代表人签署意见，同意对外正式签 
订合同。招标采购合同采用招标方式订立的，合同审查应重点围绕招标文件中的合同组成 
内容进行；投标人则应加强对投标文件合理性和合法性的评审；作为招标师，则应当更多 
的围绕招标文件及中标结果进行评审。通过严格评审机制，使合同的签订建立在合法有效 
的基础上，减少合同纠纷的发生，维护合同当事人的合法权益。
( 3 ) 合同印章管理制度
合同专用章是代表合同主体在经营活动中对外行使权利、承担义务、签订合同的凭 
证 。因此，合同当事人对合同专用章的登记、保管、使用等都要有严格的规定。合同专用 
章应由合同管理员保管、签印，并实行专章专用。合同专用章只能在规定的业务范围内使 
用 ，不能超越范围使用；不得为空白合同文本加盖合同印章；不得为未经审查批准的合同 
文本加盖合同印章；严禁与合同洽谈人员勾结，利用合同专用章谋取个人利益。出现上述 
情况，要追究合同专用章管理人员的责任。
( 4 ) 合同信息管理制度
由于招标采购合同在签订和履行中往来函件和资料非常多，故合同管理系统性强，必 
须实行档案化、信息化管理。首先应建立文档编码及检索系统，每一份合同、往来函件、 
会议纪要和图纸变更等文件均应进入计算机系统，并确立特定的文档编码，根据计算机设 
置的检索系统进行保存和调阅；其次应建立文档的收集和处理制度，有专人及时收集、整 
理、归档各种招标采购信息，严格信息资料的查阅、登记、管理和保密制度。例如，招标 
采购工程项目全部竣工后，应将全部合同及文件，包括完整的工程竣工资料、竣工图纸、 
竣工验收报告、工程结算和决算等，按 照 国 家 《档案法》及有关规定，建档保管；最后应 
建立行文制度、传送制度和确认制度，合同管理机构应制定标准化的行文格式，对外统一 
使用，相关文件和信息经过合同管理机构准许后才能对外传送。一旦经由信息化传送方式 
传达的资料需由收到方以书面的或同样信息化的方式加以确认，确认结果由合同管理机构
统一保管。
(s ) 合同检查和奖惩制度
合同当事人应建立合同签订、履行的监督检查制度，通过检查及时发现合同履行管理 
中的薄弱环节和矛盾，以利提出改进意见，促进合同主体各部门的协调配合，提高合同主 
体的经营管理水平。通过定期的检查和考核，对合同履行管理工作完成好的部门和人员给 
予表扬鼓励；成绩突出并有重大贡献的人员，给予物质和精神奖励。对于工作差、不负责 
任的部门和人员要给予批评教育；对玩忽职守、严重渎职或有违法行为的人员要给予行政 
处分、经济制裁，情节严重、触及刑律的要追究刑事责任。实行奖惩制度有利于增强相关 
各部门和有关人员履行合同的责任心，是保证全面履行合同的有力措施。
( 6 ) 合同统计考核制度
合同统计考核制度，是运用科学方法，利用统计数字，反馈合同订立和履行情况，通 
过对统计数字的分析，总结经验，找出教训，为合同主体经营决策提供重要依据。合同统 
计考核制度的内容包括统计范围、计算方法、报表格式、填报规定、报送期限和部门等。 
例如承包人一般是对中标率、合同谈判成功率、合同签约率、索赔成功率和合同履行率等 
进行统计考核。
( 7 ) 合同管理目标制度
合同管理目标是各项合同管理活动应达到的预期结果和最终目的。合同管理的目的是 
合同主体通过自身在合同订立和履行过程中进行的规划、计划、组织、指挥、监督和协调 
等工作，促使合同主体或项目内部各部门、各环节互相衔接、密切配合，进而使人、财 、 
物、信息等要素得到合理组织和充分利用，保证合同主体经营管理活动的顺利进行，提高 
项目管理水平，增强市场竞争能力。
( 8 ) 合同管理质量责任制度
合词管理质量责任制度是合同主体的一项基本管理制度，它具体规定合同主体内部承 
担合同管理任务的部门和合同管理人员的工作范围、履行合同中应负的责任以及拥有的职 
权。这一制度有利于合同主体内部合同管理分工协作、责任明确、任务落实、逐级负责、 
人人负责，从而调动合同管理人员以及合同履行中涉及的有关人员的积极性，促进整个项 
目管理工作正常开展，保证招标合同圆满完成。
( 9 ) 合同管理评估制度
合同管理制度是合同管理活动及其运行过程的行为规范，合同管理制度是否健全是合 
同管理的关键所在。因此建立一套有效的合同管理评估制度是十分必要的。合同管理评估 
制度的主要内谷有：
① 合法性：指合同管理制度应符合国家有关法律法规的规定。
② 规范性：指合同管理制度应具有规范合同行为的作用，对合同管理行为进行评价、 
指导和预测，对合法行为进行保护奖励，对违法行为进行预防、警示或制裁等。
③ 实用性：指合同管理制度应适应合同管理的实际需求，便于操作和实施。
④ 系统性：指各类合同的管理制度应互相协调、互相制约，形成一个有机系统，在招 
标采购合同管理中能发挥整体效应。
⑤ 科学性：指合同管理制度应能够正确反映合同管理的客观规律，能保证按照客观规
律进行有效的合同管理。